Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z prowadzeniem postępowań administracyjnych

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z prowadzeniem postępowań administracyjnych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, że:

1. Administrator danych osobowych
    Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
   Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Zamościu
    ul. Partyzantów 3, 22-400 Zamość
    tel./fax: (84) 627 07 18, tel. (84) 677 66 04
    e-mail: sko@skozamosc.pl
2. Inspektor Ochrony Danych
    Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować:
   • e-mail: iod@sko.zamosc.pl,
   • korespondencyjnie na adres: Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Zamościu, ul. Partyzantów 3, 22-400 Zamość, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
3. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
    Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w celu:
   • prowadzenia postępowań administracyjnych, w szczególności rozpoznawania odwołań, zażaleń, wniosków, zaświadczeń oraz innych środków zaskarżenia,
   • wykonywania innych ustawowych zadań Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Zamościu.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
• art. 9 ust. 2 lit. g RODO – w zakresie, w jakim przetwarzane są szczególne kategorie danych osobowych (np. dane o zdrowiu), a przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym.

Przetwarzanie odbywa się w szczególności na podstawie:

• ustawy z dnia 12 października 1994r. o samorządowych kolegiach odwoławczych,
• ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. – Kodeks postępowania administracyjnego,
• oraz innych przepisów określających właściwości i zadania Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Zamościu w szczególności ustawa: o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, gospodarce nieruchomościami, ochronie środowiska, ochronie przyrody, prawo wodne, prawo ruchu drogowym, drogi publiczne, transport drogowy, pomoc społeczna, świadczenia rodzinne, świadczenia wychowawcze, zaliczka alimentacyjna, oświata i inne
3. Kategorie przetwarzanych danych osobowych
    W związku z prowadzeniem postępowań Administrator może przetwarzać w szczególności:
   • dane identyfikacyjne (m.in. imię, nazwisko, PESEL, NIP, REGON, adres zamieszkania/siedziby),
   • dane kontaktowe (m.in. adres do korespondencji, numer telefonu, adres           e-mail),
   • dane dotyczące sprawy, w tym informacje zawarte w pismach, decyzjach, wnioskach i załącznikach,
   • szczególne kategorie danych osobowych, o ile wynika to z treści sprawy oraz przepisów prawa (np. dane o stanie zdrowia, o niepełnosprawności).
4. Odbiorcy danych osobowych
    Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
   • organy administracji publicznej oraz inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa (w szczególności organy I instancji, sądy administracyjne),
   • operatorzy pocztowi,
   • podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi serwisu i utrzymania systemów teleinformatycznych oraz inne usługi na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych,
   • archiwa państwowe – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków archiwalnych.
5. Okres przechowywania danych osobowych
    Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do zakończenia danego postępowania, a następnie przez czas wynikający z przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z przepisów kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących w Samorządowym Kolegium Odwoławczym w Zamościu (instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt).
6. Obowiązek podania danych osobowych i konsekwencje ich niepodania
    Podanie danych osobowych jest obowiązkiem ustawowym wynikającym z przepisów postępowania administracyjnego i podatkowego. Niepodanie danych lub podanie danych niepełnych może uniemożliwić rozpatrzenie sprawy lub spowodować pozostawienie pisma bez rozpoznania.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
    W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Pani/Panu – w granicach określonych w przepisach RODO oraz przepisach szczególnych – następujące prawa:
   • prawo dostępu do danych (art. 15 RODO),
   • prawo sprostowania danych (art. 16 RODO),
   • prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
   • prawo do usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO,
   • prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim ma zastosowanie art. 20 RODO,
   • prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadkach określonych w art. 21 RODO.

W większości spraw rozpatrywanych przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Zamościu przetwarzanie danych odbywa się na podstawie przepisów prawa, co może powodować, że niektóre z powyższych praw (w szczególności prawo do usunięcia danych, przenoszenia danych czy sprzeciwu) nie będą mogły zostać zrealizowane.

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
    Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
10. Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych
     Pani/Pana dane osobowe co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych. W przypadku, gdyby takie przekazanie było konieczne na podstawie przepisów prawa, Administrator zastosuje odpowiednie środki ochrony przewidziane w RODO, a informacja o tym zostanie udzielona w ramach danego postępowania.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowanie
     Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.