Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku ze skargami, wnioskami i petycjami

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku ze skargami, wnioskami i petycjami

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, że:

1. Administrator danych osobowych
    Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
   Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Zamościu
    ul. Partyzantów 3, 22-400 Zamość
    tel./fax: (84) 627 07 18, tel. (84) 677 66 04
    e-mail: sko@skozamosc.pl
2. Inspektor Ochrony Danych
    Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować:
   • e-mail: iod@sko.zamosc.pl,
   • korespondencyjnie na adres: Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Zamościu, ul. Partyzantów 3, 22-400 Zamość, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
3. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
    Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w celu przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków oraz petycji kierowanych do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Zamościu.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
 w związku z:

• działem VIII ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego (skargi i wnioski),
• ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach,
• ustawą z dnia 12 października 1994 r. o samorządowych kolegiach odwoławczych oraz innymi przepisami określającymi właściwość Kolegium.
3. Kategorie przetwarzanych danych osobowych
    W związku z prowadzeniem postępowań Administrator może przetwarzać w szczególności:
   • dane identyfikacyjne skarżącego/wnioskodawcy/wnioskodawców (m.in. imię, nazwisko, adres),
   • dane kontaktowe,
   • inne dane zawarte w treści skargi, wniosku lub petycji oraz załącznikach (w tym ewentualnie szczególne kategorie danych osobowych, o ile osoba sama je ujawni) oraz przepisów prawa (np. dane o stanie zdrowia, o niepełnosprawności).
4. Odbiorcy danych osobowych
    Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
   • organy i instytucje, do których przekazanie skargi, wniosku lub petycji jest wymagane przepisami prawa albo jest konieczne do ich rozpatrzenia,
   • operatorzy pocztowi,
   • podmioty zapewniające obsługę systemów teleinformatycznych Administratora,
   • archiwa państwowe – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków archiwalnych.
5. Okres przechowywania danych osobowych
    Dane są przechowywane przez okres niezbędny do zakończenia sprawy, a następnie przez czas wynikający z przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z rzeczowego wykazu akt Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Zamościu.
6. Obowiązek podania danych osobowych i konsekwencje ich niepodania
    Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do rozpatrzenia skargi, wniosku lub petycji oraz udzielenia odpowiedzi. Brak danych umożliwiających identyfikację lub kontakt może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub rozpatrzenie sprawy zgodnie z przepisami.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
    W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Pani/Panu – w granicach określonych w przepisach RODO oraz przepisach szczególnych – następujące prawa:
   • prawo dostępu do danych (art. 15 RODO),
   • prawo sprostowania danych (art. 16 RODO),
   • prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
   • prawo do usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO,
   • prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim ma zastosowanie art. 20 RODO,
   • prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadkach określonych w art. 21 RODO.

W większości spraw rozpatrywanych przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Zamościu przetwarzanie danych odbywa się na podstawie przepisów prawa, co może powodować, że niektóre z powyższych praw (w szczególności prawo do usunięcia danych, przenoszenia danych czy sprzeciwu) nie będą mogły zostać zrealizowane.

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
    Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
10. Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych
     Pani/Pana dane osobowe co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych. W przypadku, gdyby takie przekazanie było konieczne na podstawie przepisów prawa, Administrator zastosuje odpowiednie środki ochrony przewidziane w RODO, a informacja o tym zostanie udzielona w ramach danego postępowania.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowanie
     Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.