Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z korespondencją e-mail

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z korespondencją e-mail

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, że:

1. Administrator danych osobowych
    Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
   Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Zamościu
    ul. Partyzantów 3, 22-400 Zamość
    tel./fax: (84) 627 07 18, tel. (84) 677 66 04
    e-mail: sko@skozamosc.pl
2. Inspektor Ochrony Danych
    Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować:
   1. e-mail: iod@sko.zamosc.pl,
   2. korespondencyjnie na adres: Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Zamościu, ul. Partyzantów 3, 22-400 Zamość, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
3. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
    Dane osobowe zawarte w korespondencji elektronicznej kierowanej na adresy e-mail Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Zamościu, w szczególności na adresy sko@skozamosc.pl oraz inne służbowe adresy poczty elektronicznej, są przetwarzane w celu:
   1. prowadzenia korespondencji związanej z działalnością Kolegium,
   2. udzielania odpowiedzi na otrzymane wiadomości,
   3. ewentualnego podjęcia dalszych czynności, w tym wszczęcia i prowadzenia odpowiednich postępowań.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

1. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy korespondencja dotyczy spraw, których załatwienie regulują przepisy prawa (m.in. Kodeks postępowania administracyjnego, Ordynacja podatkowa, ustawa o SKO),
2. art. 6 ust. 1 lit. e RODO – wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym w ramach kompetencji Kolegium,
3. wyjątkowo art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, jeżeli z treści korespondencji wynika, że przetwarzanie odbywa się wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody (np. prośba o kontakt informacyjny niewynikający z przepisów).

4. Kategorie przetwarzanych danych osobowych
    W związku z prowadzeniem postępowań Administrator może przetwarzać w szczególności:
   1. dane identyfikacyjne i kontaktowe nadawcy (m.in. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu – o ile poda),
   2. dane zawarte w treści wiadomości oraz załącznikach.
5. Odbiorcy danych osobowych
    Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
   1. odbiorcy korespondencji wskazani przez nadawcę,
   2.  podmioty świadczące usługi obsługi i utrzymania systemów teleinformatycznych (w tym dostawcy usług poczty elektronicznej) na podstawie umów powierzenia,
   3. inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa – w przypadkach, gdy z treści korespondencji wynika konieczność przekazania jej innemu organowi.
6. Okres przechowywania danych osobowych
    Dane są przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i załatwienia sprawy, a jeżeli korespondencja stanie się częścią formalnego postępowania – przez czas wynikający z przepisów kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących w Samorządowym Kolegium Odwoławczym w Zamościu.
7. Obowiązek podania danych osobowych i konsekwencje ich niepodania
    Podanie danych w korespondencji e-mail jest dobrowolne, jednak ich brak może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub podjęcie działań w sprawie. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw, w których przepisy wymagają określonych danych, ich brak może skutkować koniecznością uzupełnienia danych lub pozostawieniem pisma bez rozpoznania.
8. Prawa osoby, której dane dotyczą
    W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Pani/Panu – w granicach określonych w przepisach RODO oraz przepisach szczególnych – następujące prawa:
   1. prawo dostępu do danych (art. 15 RODO),
   2. prawo sprostowania danych (art. 16 RODO),
   3. prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
   4. prawo do usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO,
   5. prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim ma zastosowanie art. 20 RODO,
   6. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadkach określonych w art. 21 RODO.

W większości spraw rozpatrywanych przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Zamościu przetwarzanie danych odbywa się na podstawie przepisów prawa, co może powodować, że niektóre z powyższych praw (w szczególności prawo do usunięcia danych, przenoszenia danych czy sprzeciwu) nie będą mogły zostać zrealizowane.

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
    Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
10. Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych
     Pani/Pana dane osobowe co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych. W przypadku, gdyby takie przekazanie było konieczne na podstawie przepisów prawa, Administrator zastosuje odpowiednie środki ochrony przewidziane w RODO, a informacja o tym zostanie udzielona w ramach danego postępowania.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowanie
     Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.