Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z doręczeniami elektronicznymi (e-Doręczenia)

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z doręczeniami elektronicznymi

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, że:

1. Administrator danych osobowych
    Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
   Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Zamościu
    ul. Partyzantów 3, 22-400 Zamość
    tel./fax: (84) 627 07 18, tel. (84) 677 66 04
    e-mail: sko@skozamosc.pl
2. Inspektor Ochrony Danych
    Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować:
   • e-mail: iod@sko.zamosc.pl,
   • korespondencyjnie na adres: Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Zamościu, ul. Partyzantów 3, 22-400 Zamość, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
3. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
    Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w celu:
   • doręczania i odbierania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
   • doręczania pism za pośrednictwem publicznej usługi hybrydowej.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w związku z:

• ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych,
• ustawą o samorządowych kolegiach odwoławczych,
• innymi przepisami regulującymi sposób doręczania korespondencji w postępowaniach administracyjnych i podatkowych.
3. Kategorie przetwarzanych danych osobowych
    W związku z prowadzeniem postępowań Administrator może przetwarzać w szczególności:
   • dane identyfikacyjne adresata (m.in. imię, nazwisko, adres, identyfikator skrzynki),
   • dane kontaktowe,
   • dane związane z obsługą doręczenia (m.in. znaczniki czasu, identyfikatory przesyłek, potwierdzenia nadania i odbioru).
4. Odbiorcy danych osobowych
    Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
   • operator publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
   • operator publicznej usługi hybrydowej,
   • inni odbiorcy określeni przepisami prawa (np. organy, do których kierowana jest korespondencja),
   • podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi IT na podstawie umów powierzenia.
5. Okres przechowywania danych osobowych
    Dane są przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji doręczenia oraz przez czas wynikający z przepisów o doręczeniach elektronicznych i przepisów kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących w Samorządowym Kolegium Odwoławczym w Zamościu.
6. Obowiązek podania danych osobowych i konsekwencje ich niepodania
    Podanie danych osobowych jest obowiązkowe w zakresie określonym przepisami o doręczeniach elektronicznych oraz przepisami regulującymi postępowanie administracyjne i podatkowe. Brak danych może uniemożliwić skuteczne doręczenie pism.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
    W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Pani/Panu – w granicach określonych w przepisach RODO oraz przepisach szczególnych – następujące prawa:
   • prawo dostępu do danych (art. 15 RODO),
   • prawo sprostowania danych (art. 16 RODO),
   • prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
   • prawo do usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO,
   • prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim ma zastosowanie art. 20 RODO,
   • prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadkach określonych w art. 21 RODO.

W większości spraw rozpatrywanych przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Zamościu przetwarzanie danych odbywa się na podstawie przepisów prawa, co może powodować, że niektóre z powyższych praw (w szczególności prawo do usunięcia danych, przenoszenia danych czy sprzeciwu) nie będą mogły zostać zrealizowane.

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
    Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
10. Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych
     Pani/Pana dane osobowe co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych. W przypadku, gdyby takie przekazanie było konieczne na podstawie przepisów prawa, Administrator zastosuje odpowiednie środki ochrony przewidziane w RODO, a informacja o tym zostanie udzielona w ramach danego postępowania.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowanie
     Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.